SUCCESS STORY stadtwerke rhede und erlanger stadtwerke ag

Digitalisierte Zeit- und materialerfassung statt zettelwirtschaft

Stadtwerke Rhede und Erlanger Stadtwerke AG setzen auf Assets Mobile App von Wilken

Auch im Jahr 2021 herrscht bei vielen Versorgungsunternehmen in Sachen Zeit- und Materialerfassung noch die sprichwörtliche Zettelwirtschaft. So müssen Arbeitsstunden häufig händisch aufgeschrieben und anschließend umständlich in das jeweilige Zeitwirtschaftssystem übertragen werden. Mit dieser Problematik waren auch die Stadtwerke Rhede GmbH aus dem Münsterland und die mittelfränkische Erlanger Stadtwerke AG konfrontiert. Im Zuge einer konsequenten Digitalisierung entschlossen sich nun beide kommunalen Versorgungs- unternehmen als Pilotanwender für die neue Assets Mobile App der Wilken Software Group.

Stadtwerke Rhede
Rolf Barlag, EDV-Leiter bei den Stadtwerken Rhede, beschreibt die Ausgangslage: „Für die Zeit- und Materialerfassung nutzten wir vorher eine webbasierte Software, bei der man die Daten über den PC eingeben musste. Über eine spezielle Schnittstelle wurden diese dann an unser internes System transferiert. Das Ganze war zudem eher für die Projektplanung konzipiert. Die Funktionen, die wir wirklich nutzten, waren also eher Nebenprodukte.“ Da die Stadtwerke Rhede bereits seit 1988 mit der Wilken NTS.suite beziehungsweise deren Vorläufern arbeiten, lag die Entscheidung für die Assets Mobile App als neue Erfassungsmethode nahe, zumal sie sich nahtlos an die Branchenlösung anbinden lässt. Sämtliche relevanten Daten können so mobil erfasst und in Echtzeit sowie ohne Systembrüche verarbeitet werden.

Stadtwerke Erlangen
Für die interne Verarbeitung der Daten setzten die Stadtwerke zwar bereits seit über 15 Jahren auf die NTS.suite – die Zeiterfassung selbst wurde hingegen erst jetzt digitalisiert. Stefanie Friedrich, Projektleiterin bei der Erlanger Stadtwerke AG: „Die wöchentlichen Stundenzettel der Kollegen mussten einzeln geprüft und im Zeitwirtschaftssystem eingetragen werden. Das war nicht mehr zeitgemäß, weswegen vor drei Jahren der Entschluss fiel, die Zeiterfassung komplett digital umzusetzen. Nachdem wir uns intensiv mit den möglichen Alternativen auseinandergesetzt hatten, wurde schnell deutlich, dass wir mit Wilken die besten Voraussetzungen hatten, das Projekt nach unseren Wünschen umzusetzen und in Zukunft weiter auszubauen; sei es mit der digitalen Erfassung von Fahrtennachweisen oder einer Auftragsvorbereitung.

DEFINITION DER ANFORDERUNGEN UND START IN DIE PROJEKTPHASE

Anfang 2020 ging es schließlich konkret los.“ Ein erstes – und aufgrund der Corona-Pandemie letztes – Präsenzmeeting war hierbei der Startschuss für eine intensive Projektphase. „Zunächst haben wir zusammen mit Wilken genau abgesteckt, was die App für unseren Anwendungsfall alles abbilden können muss. Das war nicht immer ganz einfach: Beispielsweise bekommen unsere Mitarbeiter laut Tarifvertrag an Feiertagen einen Zuschlag von 135 Prozent, den sie splitten und die einzelnen Bestandteile frei zwischen Ausbezahlung und ihrem Zeitkonto aufteilen können. Zudem gibt es spezifische Unternehmensrichtlinien, die berücksichtigt werden mussten“, so Stefanie Friedrich. Als entscheidenden Faktor für die erfolgreiche Bewältigung solcher Herausforderungen sieht sie dabei den engen Austausch mit sämtlichen Verantwortlichen.

REIBUNGSLOSER ABLAUF

Dies sei keine Selbstverständlichkeit, denn die Stadtwerke hätten auf einigen Anpassungen bestanden, die sich nur aus der Praxiserfahrung vor Ort erschließen. Folglich musste die Software nicht nur funktional, sondern auch „Rhede-tauglich“ sein. So wurde unter anderem die Suchfunktion in der App erweitert, um bestimmte Aufträge anhand der hinterlegten Beschreibung anstatt nur über die Auftragsnummer finden zu können. Auch die Reihenfolge verschiedener Arbeitstypen lässt sich jetzt selbständig ändern. Beim Design des User Interfaces standen die Ansprüche der Mitarbeiter*innen ebenfalls im Fokus: „Für die Monteure auf der Baustelle ist es wichtig, dass alles schnell und präzise mit den Fingern bedient werden kann. Zu filigran darf es da
nicht sein“, betont Barlag.

Nach abgeschlossener Definition des Anforderungsprofils begannen im Münsterland und in Mittelfranken die Implementierungen der neuen Lösung. Die Erlanger Stadtwerke AG profitierte hierbei besonders von einer engen internen Abstimmung und bereits vorhandenem Know-how unter den Mitarbeitern: „Mit unseren Experten im Haus konnten wir einige Herausforderungen eigenständig meistern. Da man mit der App direkt auf unser Produktivsystem zugreift, war beispielsweise klar, dass wir verlässliche Sicherheitsvorkehrungen brauchen. Unsere IT-Abteilung hat dann aber eine Lösung gefunden, die unbefugte Zugriffe sicher verhindert“, erläutert Stefanie Friedrich. Allen war bewusst, dass der Projekterfolg direkt von der Einbindung und Akzeptanz der Belegschaft abhängen würde. Um von den Datenschutzbeauftragten bis zum Betriebsrat alle Beteiligten mit ins Boot zu holen, übernahm Stefanie Friedrich aktiv die Rolle der Vermittlerin und Organisatorin. So erstellte sie unter anderem ein Handbuch zur App und
präsentierte deren Funktionen und Vorteile anschaulich im Zuge des schrittweisen Go-Lives.

Nachdem ab Mitte Oktober die App für die Monteure eingerichtet wurde, erfolgte im Zwei-Wochen-Takt die Umstellung in den weiteren Abteilungen. Auf diese Weise war immer genügend Zeit, um Technik und Mitarbeiter*innen bestmöglich vorzubereiten. Aufgrund der ausgiebigen Testphase, in der etwaige Bugs und sonstige Probleme behoben werden konnten, verlief die Implementierung der Assets Mobile App auch in Rhede so gut wie reibungslos.

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