DER SCHLÜSSEL ZUR ERFOLGREICHEN PROJEKTUMSETZUNG
Ein wichtiger Schritt war zunächst die interne Kommunikation. „Bei einem solchen Projekt muss man alle an Bord holen und ihnen die Bedeutung klar machen. Denn das Team musste entsprechend motiviert werden, da wir die volle Unterstützung von allen Kolleginnen und Kollegen brauchten. Das galt aber insbesondere auch für unsere Leitung“, so Bettina Stoll. Als besondere Herausforderung stellten sich dann im Projektverlauf die flachen Hierarchien in der aej heraus. „Während in anderen kirchlichen Organisationen in der Regel Funktionen wie Buchhaltung oder Controlling klar zugeordnet sind, sind wir bei der aej meist sowohl Entscheider als auch Umsetzer, speziell auch im Kernteam. Entsprechend mussten wir lernen, alle der neuen Module zu beherrschen. Diesen Schulungsaufwand hatten wir zunächst etwas unterschätzt“, berichtet sie. Als weiterer Stolperstein erwies sich ein ungeplanter Personalwechsel im Wilken-Projektteam, wo kurzfristig zwei neue Berater einspringen mussten. „Das ist mitten im Projekt natürlich etwas unglücklich, da hier auch Wissen verloren geht, das in den Köpfen steckt. Auf der anderen Seite glich Wilken das durch eine hervorragende Erreichbarkeit sowie schnelle und kompetente Reaktionen aus, sodass das Projektziel nie gefährdet war.“
EIN WICHTIGER KERNPROZESS: DER RECHNUNGSEINGANG
Das Ziel: Die komplette Digitalisierung des gesamten Ablaufs über das Wilken P/5 Eingangsrechnungsmanagement bis hin zur Bezahlung der Rechnungen.
Durch die Vielzahl an kleinen Veranstaltungen, für die jeweils nicht mehr als ein bis zwei Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Funktionen Projektleitung und Assistenz verantwortlich zeichnen, musste dabei vor allem auch auf die korrekte Zuordnung geachtet werden. Deswegen steht die Digitalisierung der Papierrechnung auch am Beginn des Prozesses. Nach dem Scannen werden die Inhalte der einzelnen Rechnungen via OCR ausgelesen, das vom Wilken-Partner inovoo gestellt wird. Anschließend fließen alle Belege in einen zentralen elektronischen Posteingang, auf den alle Assistentinnen und Assistenten Zugriff haben. Diese speisen dann die Belege in die Workflows der jeweils Zuständigen ein. Nach Freigabe werden die Werte anschließend automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen, verbucht und die Zahlungen ausgelöst. Die Belege selbst werden dann im P/5 Dokumentenmanagement archiviert. Da dieses DMS vollständig in die Anwendung integriert ist, stehen die Belege überall im System, wo sie benötigt werden, auf „Knopfdruck“ zur Verfügung. „Auf diese Weise haben wir das Papier in relativ kurzer Zeit vollständig aus dem Rechnungseingangsprozess verbannt. Belege suchen wir nicht mehr mühsam in Akten, sondern können am Bildschirm direkt auf die Daten zugreifen. Und auch der Platzbedarf für die bisherigen Papierablagen sinkt bereits spürbar“, erläutert Bettina Stoll.
DER AUFWAND GING DEUTLICH ZURÜCK
Der Aufwand für die Bearbeitung des Rechnungseingangs ging damit deutlich zurück. In Nicht-Corona-Jahren gehen im Schnitt 20 bis 30 Rechnungen täglich bei der aej ein, das sind bis zu 8.000 Belege im Jahr, die sich auf eine Vielzahl eher kleinteiliger Projekte beziehen. „Insgesamt bewegen wir große Summen. Diese Kleinteiligkeit machte aber früher die Nachvollziehbarkeit schwieriger. Heute sind wir dagegen sofort auskunftsbereit und können die Verwendung der bewilligten Mittel jederzeit einfach nachvollziehen“, freut sich Bettina Stoll. Um den Aufwand und vor allem das Papier weiter zu reduzieren, ist sie derzeit dabei, alle Kreditoren dazu zu bewegen, ihre Rechnungen künftig via E-Mail zu senden. Damit würde auch der Zwischenschritt des Scannens überflüssig.
Aber auch an ganz anderer Stelle bringt das neue System echte Entlastung.
