Zusatzprodukte auf Basis von Wilken P/5

Das Fachliche Event- und Benachrichtigungssystem (FEBS) von Wilken gewährleistet hochautomatisiert und auf Basis von definierbaren Regeln die Übermittlung von benutzerbezogenen und technischen Nachrichten. Dabei ist es unerheblich, ob der Empfänger der Nachricht eine Person (eine E-Mail-Adresse) oder z. B. ein nachgelagertes System (z. B. Risikomanagement, IKS) ist. Im Standard stehen bereits über 30 sogenannten Events (Auslöser) zur Verfügung, mit denen beispielhaft über Stammdatenänderungen im System informiert wird.

Beispielhafte Events: Rücklastschrift verbucht, Bankverbindung angelegt, Kostenstelle verändert, Sachkonto angelegt u.v.m.

Wilken bietet verschiedene Möglichkeiten zur Abbildung der Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem. Viele unserer Kunden setzen bereits DMS-Systeme von anderen Herstellern und Partnern ein. Deshalb liegt unser Fokus auf der größtmöglichen Flexibilität. Mit P/5 bieten wir erstmals ein vollintegriertes Dokumentenarchiv innerhalb des ERPs an. Wesentlicher Vorteil dieses Archivs ist die bereits im Standard vorhandene Integration.

Weitere Funktionen:

• Archivierung: Ablage von Dokumenten aus Wilken Fachapplikationen. Dies betrifft sowohl in Wilken Fachapplikationen erzeugte Ausgangsdokumente sowie über Wilken Fachapplikationen verarbeitete Eingangsdokumente

• Upload: Manueller Upload von Dokumenten über Wilken Fachapplikationen. Automatisierter Upload aus Vorprozessen (z. B. ERM analog, ERM digital)

• Suche: Suche von Dokumenten aus Wilken Fachapplikationen

• Darstellung: Integrierte Anzeige von Dokumenten, Rechnungsdaten und Verarbeitungsdaten

• Verschlagwortung: Automatische Verschlagwortung von Dokumenten aus Wilken Fachapplikationen und Vorprozessen

• Versionierung: Versionierung von Dokumenten und Verarbeitungsdaten. Anzeigemöglichkeit der einzelnen Versionen

• Anbindung an weiteres DMS: DMS-zu-DMS-Kopplung zur Weitergabe von Dokumenten an ein Dritt-Archiv. Voraussetzung ist, dass das Dritt-Archiv diese Schnittstelle unterstützt

Mit den Löschroutinen der modulübergreifenden Datenarchivierung können die Vorgaben nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgesetzt werden. Zusätzlich wird das Datenvolumen in den operativen Wilken Systemen deutlich reduziert. Durch die Archivierung von Daten wird die Datenbank verschlankt und Zugriffs-, Verarbeitungs- und Sicherungszeiten werden signifikant verbessert.

Neben der Erstellung eines Archivsystems, in dem weiterhin lesend auf die Daten zugegriffen werden kann, sorgen intelligente Löschroutinen im Produktivsystem dafür, dass nicht mehr benötigte Daten das Datenbanksystem zusätzlich belasten. Mit Hilfe der Datenarchivierung können die Daten unserer Kunden nach der DSGVO und gemäß den gesetzlichen Vorgaben revisionssicher archiviert oder gelöscht werden.

Seit dem 01.01.2015 regeln die GoBD die Aufbewahrung von handels-/steuerrechtlich relevanten Daten in elektronischer Form. Sie ersetzen die Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) aus dem Jahr 2002 sowie die bereits seit 1995 geltenden Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Das Wilken Finanzmanagement ermöglicht eine einfache und schnelle Erstellung der GoBD relevanten Daten durch Bereitstellung von Standard-Ausgabesätzen, die alle rechtlich geforderten Anforderungen erfüllen. Es werden pro Datenbanksysteme 28 Standard-Ausgabesätze geliefert, welche in der Funktion einzusehen, aber nicht veränderbar sind.

Bei Bedarf können unsere Kunden eigene Ausgabesätze definieren. Alle Ausgabesätze, deren Daten sie gemeinsam exportieren möchten, fassen sie in einem Ausgabestapel zusammen.