Digitale Personalakte

Für die Personalarbeit sind Dokumente und personenbezogene Daten eine wichtige Grundlage. Angefangen von den Bewerbungsunterlagen über Beurteilungen und Urlaubsanträge bis hin zu Zeugnissen – kurz gefasst sämtliche Informationen, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des Arbeitnehmers betreffen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Die Wilken Digitale Personalakte (DPA) optimiert personalwirtschaftliche Arbeitsabläufe. Durch die Standardintegration zu allen gängigen Entgeltabrechnungen werden Prozesse vereinfacht und ein umfangreiches Sicherheitskonzept garantiert höchste Daten- und System-Sicherheit. In der Wilken DPA werden personenbezogene Dokumente und Daten – unabhängig von ihrer Form – gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet und auf einem zentralen Server abgelegt. Die papiergebundene Personalaktenhaltung wird damit überflüssig.

Leistungsumfang

  • Mitarbeiterinformationen werden zentral in der DPA verwaltet und sind dezentral von jedem Standort aus jederzeit schnell und einfach abrufbar
  • Der Zugriff auf die Akten und Dokumente ist aus der führenden HCM Anwendung, über den "Mobile Web Client" oder über die browserbasierte Aktenanwendung möglich
  • Individuell angelegte Suchen und Filter oder die Volltextsuche erleichtern das Auffinden von Dokumenten und Informationen
  • Abbildung von unterschiedlichen Aktentypen wie Bewerberakten, Hauptamtliche, Ehrenamtliche, uvm.
  • Automatische Synchronisation von Personalinformationen durch vorhandene Schnittstellen zu allen gängigen HR-Systemen
  • Wo und wie die DPA betrieben wird, bleibt die Wahl des Kunden: entweder on-premise, gehosted im Rechenzentrum oder in der Cloud

Kundennutzen

  • Standortübergreifende Archivierung aller relevanter Dokumente und Vorgänge verringert die Ablage und Druckkosten, vermeidet Suchaufwand und schont interne Ressourcen
  • Die zentrale und digitale Ablage schafft Aktualität und Gleichstand an Informationen durch standortunabhängige Zugriffsmöglichkeiten
  • Erhöhung der Sicherheit durch den Wegfall des Unterlagen- und Informationsversandes per E-Mail oder Post, Bildung von Schattenakten, das Kopieren von Unterlagen etc.
  • Wiedervorlage-, Termin- und Stellvertreterfunktionen vermeiden Fristversäumnisse und Fehler und erhöhen damit die Mitarbeiterzufriedenheit
  • Umfassende Zugriffsberechtigungen schaffen Sicherheit und Nachvollziehbarkeit im Personalbereich.