Zeit ist ein knappes Gut. Daher gebietet der Respekt gegenüber Ihren Geschäftspartnern und solchen, die es zukünftig sein könnten – also Ihren Potentialkunden – einen rücksichtsvollen Umgang mit deren Zeit. Aus dem Blick des Neukundenvertriebs bedeutet dies nicht, dass Kaltakquise nicht mehr „erlaubt“ ist. (Im Gegenteil, Kaltakquise ist eine wichtige Säule im B2B und B2C Vertrieb.) Doch für einen ernsthaften Versuch der Kaltakquise, der dem Zeitpensum und Mindset des Leads gerecht wird, bedarf es heute mehr als einer „One-fits-all“ E-Mail, die oberflächlich personalisiert und automatisch ins Nimmerwiedersehen geschickt wird. Auf diesem Weg werden Sie in einem Grossteil der Fälle zum Zeitdieb und landen mit Ihrer Mail aller Wahrscheinlichkeit nach im Spam-Ordner.
Mit diesen Tipps erhöhen Sie Ihre Chance zu Ihrem Lead durchzudringen und einen ernsthaften Kontakt aufzubauen.
Die richtige Formulierung des Betreffs ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Mail, um die Chancen, dass diese gelesen wird, zu steigern. Die Herausforderung liegt in diesem Fall vor allem darin, den Betreff nicht zu werblich aber gleichzeitig interessant sowie nicht zu aufdringlich aber gleichzeitig persönlich klingen zu lassen. Im Idealfall gelingt es Ihnen, den Eindruck zu erwecken, dass Sie den Adressaten bereits kennen und das Thema vor kurzem diskutiert wurde. „Zu Händen Herr / Frau XY“ ist ein Bsp., dass sich zu testen lohnt.
Bestechen Sie durch Persönlichkeit und eine nahbare Tonalität. Statt einer Massenmail, die nicht an Ihren Empfänger angepasst wird, geht es - besonders in der B2B Kaltakquise – darum, den Inhalt so persönlich wie möglich zu gestalten. Und ja: Das bedeutet Arbeit.
Recherchieren Sie sorgfältig, wer Ihr Ansprechpartner ist. Damit meinen wir sowohl die Person als auch die Firma, für die Ihr Lead arbeitet. Welchen Werdegang und vor allem welche Erfolge hat die Person hinter sich. Vor welchen Herausforderungen steht das Unternehmen aktuell. Um das herauszufinden, helfen Pressemitteilungen und -berichte, der Strategieteil des Jahresberichts oder auch Stellenanzeigen des Unternehmens. Letztere geben oft Aufschluss darüber, wohin die Reise des Unternehmens gehen soll und welche Skills gefragt sind – die ggf. auch über Dienstleister ergänzt werden können.
Nun gilt es, aus dem Gelernten eine persönliche Mail zu formulieren. Sprechen Sie Ihrem „Gegenüber“ gerne Respekt für einen spezifischen Erfolg aus. Zeigen Sie, dass Sie die Herausforderungen des Unternehmens verstanden haben und erklären Sie, wie Sie unterstützen können. Was sind die konkreten Mehrwerte, die Sie liefern können? Doch denken Sie daran: Wählen Sie eine persönliche, nahbare Sprache ohne Verklausulierungen. Sie hilft dabei, die Mail möglichst informell klingen zu lassen, als würden Ihr Adressat und Sie sich bereits lange kennen.
Genauso wichtig wie der Inhalt ist die Form. Grundsätzlich sollten Sie Ihre Mail möglichst kurzhalten. Drei Absätze – Einleitung, Hauptteil, Abschluss – sollten ausreichen, um Ihren Punkt zu vermitteln. Kleine Hilfsmittel können Ihnen zusätzlich helfen, den Blick Ihres Lesers durch den Text zu führen. Solche Hilfsmittel sind u.a. Bullet Points. Listen Sie Ihre wichtigsten Punkte als Bullet Points auf und kürzen Sie dadurch den Text. Auch eine Markierung in Fett oder das Unterstreichen von Textpassagen können nützlich sein. Doch achten Sie genau darauf, was Sie hervorheben, um keinen ungewollten Druck aufzubauen. Das gilt besonders für das Unterstreichen von zeitbezogenen Abschnitten.
Was erwarten Sie von Ihrem Adressaten? Im Idealfall haben Sie bereits, bevor Sie mit dem Schreiben starten, ein Ziel vor Augen. Dabei sollte Ihre Erwartungshaltung an Ihren E-Mail Empfänger möglichst gering sein. Eine Indikation, ob das angesprochene Thema von Interesse ist (ja/nein), die Erlaubnis, dass Sie sich telefonisch melden dürfen (ja/nein) und sogar eine Absage, sind Beispiele für einen „erstrebenswerten“ Ausgang der ersten Kontaktaufnahme. Denn grundsätzlich gilt: Hauptsache eine Antwort. Dann ist schon viel erreicht, denn mit der Antwort haben Sie eine persönliche Ebene geschaffen, auf der Sie aufsetzen können – und das im Zweifel auch telefonisch.
Apropos telefonisch: Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur vollständig ist. Auch Ihr Logo sollte zu sehen und Ihre Website verlinkt sein. Denn wer weiss, vielleicht kontaktieren Sie Ihren Lead genau im richtigen Moment, so dass er sich weiter informieren oder sogar proaktiv den (telefonischen) Kontakt aufnehmen möchte.
Die Flut an Akquisemails sowie -nachrichten in den sozialen Netzwerken (siehe auch unseren Artikel zum Thema Social Selling) nimmt beständig zu. In der Regel verfehlen diese durch unpersönliche Inhalte ihren Zweck und kommen als Spam daher. Das ist Zeitdiebstahl. Nehmen Sie sich daher gerade im B2B Umfeld, bevor Sie Ihre Mails verschicken, die Zeit und recherchieren Sie sorgfältig, um eine möglichst individuelle E-Mail an Ihren Lead zu schreiben. Das ist nicht einfach und braucht Geduld. Doch nur so steigern Sie Ihre Chance, eine Antwort zu erhalten und einen persönlichen Kontakt mit Mehrwert aufzubauen.
