Informationsmanagement

Wissen, was dahinter steckt

Mehr Informationstransparenz in den Prozessen

Dokumentenmanagement und Business Process Management – unentbehrliche Unternehmensanwendungen wenn es darum geht Informationen und Geschäftsprozesse trotz des vorherrschenden information overloads effizient und integriert zu verwalten. Und durch eine revisionssichere Dokumentenablage gleichzeitig die Einhaltung von Compliance Regeln zu gewährleisten. Mit unseren Produkten und Dienstleistungen unterstützen wir Unternehmen ganzheitlich bei der Planung, Konzeption und Umsetzung von kundenindividuellen Anforderungen in den Fachbereichen Enterprise Content Management (Wilken ECM Suite), automatische Belegerkennung (Wilken Inputmanagement), Business Process Management (Wilken BPM Suite) sowie elektronische Akten wie beispielsweise die Wilken Digitale Personalakte (Wilken HR DPA). So sorgen wir für Transparenz in Ihrem Unternehmen.

VOM DOKUMENTEN- ZUM INFORMATIONSMANAGEMENT

Die Wilken Produktfamilie ist für den professionellen Einsatz in Unternehmen und Institutionen konzipiert, die das Management von elektronischen Dokumenten, Informationen, Akten und Prozessen auf eine sichere Grundlage stellen wollen und ein effizientes Dokumentenhandling suchen. Sei es beim Doku- mentenmanagement (DMS), bei der rechtskonformen (revisionssicheren) elektronischen Archivierung oder bei Workflow-gestützten Vorgängen. Durch die hohe Skalierbarkeit der Informationsmanagement-Software werden den Anforderungen von kleinen Teams und Arbeitsgruppen, aber auch einer unternehmensweiten Anwendung entsprochen. Benutzer arbeiten mit der Windows Desktop Anwendung im Microsoft Office 2010 Look & Feel, mit der neuen Rich-Internet-Anwendung (RIA) oder nutzen die Integration der Wilken ECM Suite in Fachanwendungen oder Web-Portalen. Die Software-Familie wird durch weitere leistungsfähige Komponenten und Module ergänzt, die zusammen ein vollumfängliches Werkzeug für das Informationsmanagement bilden. Mit der Wilken ECM Suite werden die spezifischen Anforderungen an ein professionelles Dokumentenmanagementsystem branchenunabhängig verstanden und umgesetzt.

INPUTMANAGEMENT: KOMFORTABEL. SICHER. SCHNELL.

Eine Inputmanagement-Anwendung ist die komfortable software-gestützte Lösung, um in Papierform vorliegende Dokumente automatisiert und schnell zu erfassen, gegebenenfalls zu trennen, zu klassifizieren, zu indizieren und in Archivsystemen abzulegen. Mit Wilken ECM Scan werden ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang automatisiert verarbeitet. Spezielle Filter erlauben der Anwendung die geläufigsten Dokumenttypen (Lieferscheine, Rechnungen, u.ä.) selbst zu erkennen und automatisch zu indexieren. Auf diese Weise können Dokumente schnell und ordnungsgemäß verschlagwortet und abgelegt werden. Zentrale Elemente von Wilken ECM Scan sind die frei konfigurierbaren Profile, in denen sämtliche Regeln und Einstellungen für die Erkennung der eingescannten Dokumente hinterlegt werden. Diese Einstellungen reichen von der Barcode-Erkennung über Seitentrennungsparameter bis hin zu kundenspezifischen Anbindungen von Datenbanken für das automatische Abfüllen von Indexwerten. Nach dem Scannvorgang wird die automatische Indexierung durchgeführt. Dabei können Strich-Codes (Barcodes), Seitentrenncodes (Patch-Codes) aber auch OCR-Verfahren (Microsoft OCR-Unterstützung und andere) eingesetzt werden. Die manuelle Indexierung der eingelesenen Papierdokumente erfolgt direkt auf dem Scan-PC oder kann in einem separaten Arbeitsprozess auf einem anderen PC-Arbeitsplatz durchgeführt werden. Die typische Scanleistung beträgt je nach Art der eingesetzten Scanner bis zu 360 Seiten pro Minute. Durch den Einsatz mehrerer Scannstationen kann der Datendurchsatz gesteigert werden.

DIE WICHTIGSTEN ARGUMENTE

  • Einfache Verarbeitung eingescannter Dokumente via Stapel-Funktion
  • Benutzerfreundliche Software-Oberfläche
  • Unterstützt TWAIN und ISIS Scan-Engines
  • Automatisches Indexieren eingescannter Dokumente durch OCR oder Barcode-Erkennung
  • Dokumenttrennung durch Barcodes
  • Einfache Weiterverarbeitung gescannter Dokumente mittels Index-Files
  • Kompatibel mit Wilken ECM Server und anderen Archivsystemen

AUFBEWAHRUNG WICHTIGER GESCHÄFTLICHER DOKUMENTE

Ein elektronisches Archiv ist eine kostengünstige und rasch einzuführende Lösung für die sichere Verwahrung von großen Mengen wichtiger geschäftlicher Dokumente. Die Wilken ECM Suite gewährleistet ein sicheres Archivmanagement von elektronischen Dokumentenarchiven (Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Datenschutz, selektive Recherche, Migrationsfähigkeit, schnelle Verarbeitung großer Datenvolumen). Ergänzt werden die internen Funktionen durch sog. „Compliance Storage“ Systeme, die eine erhöhte Datenintegrität garantieren, so z. B. die Unveränderbarkeit der Dateninhalte, das Verhindern unbeabsichtigten Löschens und die Verteilung von Daten auf mehrere Datenträger. Die Wilken ECM Suite unterstützt alle marktüblichen Compliance Storage Systeme. Wilken bietet mit der Wilken ECM Suite in Verbindung mit dem eigenen Rechenzentrum oder vor Ort bei Kunden installierten Systemen sichere Dokumentenarchivierung.

Die Archivierung von elektronischen Dokumenten bietet eine Reihe von spezifischen Vorteilen und Merkmalen, die mit Möglichkeiten von MS SharePoint kombiniert werden können:

 

  • Sicherstellung einer Speicherung nach Prinzipien und Merkmalen der langfristigen elektronischen Archivierung 
  • Aufzeichnung von Versionen, Modifikationen (z. B: Berechtigung geändert, Metadatenfeld geändert usw.) und wahlweise Zugriffen
  • Geregelte, langfristig ausgelegte und gleichzeitig flexibel auch für sehr große Datenmengen änderbare Berechtigungsstruktur
  • Möglichkeit, Zugriffsberechtigungen aus operativen Systemen zum Zeitpunkt des Datenzugriffs in sehr kurzer Zeit vorzunehmen
  • Steuerung und Überwachung von sog. Compliance Storage Systemen und Kombination der Fähigkeiten derartiger Systeme mit eigenen Funktionen zur Erhöhung der Verfahrenssicherheit
  • Möglichkeit der logischen Einbindung von Archivdatenbeständen in die aktive SharePoint Umgebung nach verschiedenen technischen Verfahren
  • Gute Kombination mit den in SharePoint vorhandenen Records Management Funktionen – je nach Anforderungen in Teilbereichen, bzw. Abteilungen usw.

MACHEN SIE KURZEN PROZESS IN IHREN ORGANISATIONS- UND VERWALTUNGSABLÄUFEN

Immer mehr Unternehmen erkennen die strategische Bedeutung und die Mehrwerte von automatisierten Geschäftsprozessen. Gerade in Organisations- und Verwaltungsprozessen, die durch Routinetätigkeiten geprägt sind, sehr kostenintensiv und oft nicht weiterverrechenbar sind,  lassen sich durch die elektronische Prozessabbildung große Optimierungen erzielen. Transparenz, Effizienz und Qualität sind dabei die meistgenannten  Vorteile, darüber hinaus werden gesteigerte Produktivität und die Beschleunigung des operativen Geschäfts als Folgen von Business Process Management genannt. In empirischen Studien konnte in den letzten Jahren ein positiver Zusammenhang zwischen Unternehmensergebnis und gezielten Business Process Anwendungen nachgewiesen werden.


IT-GESTÜTZTES PROZESSSTEUERUNGSSYSTEM
Die Wilken BPM Suite koordiniert einzelne Arbeitsschritte innerhalb eines beliebigen Prozesses miteinander und bildet sie in Form eines Workflows digital ab. Dabei ermöglicht Wilken BPM das nahtlose Zusammenspiel von Abläufen, Regeln, Daten und Anwendungen. Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter wird optimal aufeinander abgestimmt, die Ausführungsqualität der einzelnen Aufgaben nimmt zu, während gleichzeitig Kosten gesenkt werden. Standardaufgaben können mit Wilken BPM vollständig automatisiert ablaufen, so dass Kapazitäten für produktivere Tätigkeiten zur Verfügung stehen. Die Prozesse können individuell an unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden. Gleichzeitig übernimmt Wilken BPM die Logistik der notwendigen Informationen und Dokumente: Alle Entscheider und Sachbearbeiter können bei jedem einzelnen Arbeitsschritt auf alle Informationen unabhängig vom Ort der Ablage und vom Typ der Information zeitgerecht und umfassend zugreifen. Dazu werden sämtliche, einem Vorgang zugeordnete Dokumente und Daten in Form einer Workflow-Akte mit den Prozessen mitgeführt. Nach der Bearbeitung wird

der Vorgang automatisch in den Posteingangskorb des nächsten Bearbeiters oder der nächsten Gruppe weitergeleitet. Jeder Workflow-Teilnehmer kann individuell festlegen, ob er per E-Mail über den Eingang der Aufgabe informiert werden möchte. Über standardisierte Schnittstellen werden die Workflow-Prozesse mit führenden Fachanwendungen wie ERP-, CRM-, Warenwirtschafts- und Dokumentenmanagment- systemen verbunden. Workflows können dabei direkt aus der Fachanwendung heraus gestartet werden, innerhalb der Prozesse können Daten miteinander ausgetauscht und validiert werden: Beispielsweise können mit dem Wilken BPM Rechnungseingangsprozess die Rechnungsdaten vollständig und automatisch mit dem eingesetzten ERP-System abgeglichen werden.

 

DIE WICHTIGSTEN VORTEILE DER WILKEN BPM SUITE

  • Zentrales und strategisches Werkzeug zur Steuerung von Vorgängen
  • Kosteneinsparungen und Kostensenkungen insbesondere bei Verwaltungskosten
  • Einbindung unterschiedlicher Datenquellen (ERP, CRM, etc.)
  • Beschleunigung von Unternehmensabläufen
  • Schnelle und einfache Verfügbarkeit inkl. automatischer Verteilung von aktuellen Informationen
  • Optimale Ressourcennutzung
  • Monitoring und Prozesskontrolle
  • Keine Medienbrüche
  • Verbesserte Auskunftsfähigkeit
  • Archivunabhängig
  • Hohe Skalierbarkeit
  • Bessere Nutzung von Kapazitäten
  • Individuell an unternehmensspezifische Anforderungen anpassbar
  • Unternehmens-Know-how wird archiviert und zur Verfügung gestellt

PROZESSOPTIMIERUNG IN DER PERSONALWIRTSCHAFT

Prozessoptimierungen sind in der Mehrzahl von vielen Geschäftsbereichen wie beispielsweise Finanzen und Controlling, Produktion und Logistik bereits Standard.

Mit den HR-Management-Lösungen der Wilken Informationsmanagement GmbH können auch im Bereich der Personalwirtschaft Prozesse optimiert, Abläufe gesteuert und Informationen zeit- und themengerecht bereit gestellt werden. Dies trägt erheblich zur Senkung der Kosten und zur Steigerung der Effizienz in der Personalarbeit bei.


WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE: VON SPEZIALISTEN FÜR SPEZIALISTEN
Bei der Entwicklung und dem Design der Wilken HR Digitale Personalakte (DPA) standen klar die funktionalen Anforderungen der Mitarbeiter im Vordergrund. Dazu wurden mit Anwendern aus der Fachabteilung HR intensive Gespräche geführt und deren Ergebnisse konsequent in der Anwendung umgesetzt. Eine Anwendung von Spezialisten für Spezialisten in der DPA werden personenbezogene Dokumente und Daten – unabhängig von ihrer Form – gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentralen Server abgelegt. Sie garantiert eine revisionssichere Ablage aller Daten, die durch ein rollen- und indexbasiertes Sicherheitskonzept vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Datenspeicherung erfolgt GDPdU-konform. Neben der reinen Ablage unterstützt die Wilken HR DPA auch die Verwaltung und Weiterverarbeitung von Informationen und Dokumenten. Mit dem elektronischen Aktendeckel sind alle relevanten Daten des Mitarbeiters inkl. Bild zugriffsgesteuert sofort ersichtlich. Durch die Anbindung aller führenden Personalabrechnungssysteme werden Personalstammdaten automatisiert übernommen. Dokumente werden in vordefinierte oder  individuell angelegte Verzeichnisse – analog zu herkömmlichen Aktenordern – abgelegt.

Darüber hinaus verbessert die Wilken HR DPA Arbeitsabläufe und –prozesse: Die MS Office Integration beispielsweise ermöglicht die schnelle Erstellung von Dokumenten, indem die DPA auf integrierte und individuell angepasste Standardvorlagen zugreift und Adressdaten automatisch einfügt. Neue und geänderte Dokumente werden direkt in der DPA archiviert. Über die Integration von MS Outlook, Lotus Notes und Tobit werden E-Mails ebenfalls direkt in der DPA abgelegt. Mit Hilfe eines im Standard integrierten Workflow-Moduls werden standardisierbare HR-Prozesse wie zum Beispiel Urlaubsanträge automatisiert abgebildet. Neben vordefinierten Prozessen können selbstverständlich weitere individuell erstellte Prozesse frei definiert werden. Die Wilken HR DPA ist somit ein modernes Instrument für die effiziente Bewältigung von HR-Aufgaben und die Basis für ein umfangreiches Personalinformationssystem.

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Hinweis

Trotz zahlreicher Schutzmaßnahmen in unserem Unternehmen sind wir weiterhin wie gewohnt für Sie erreichbar.

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