Durchgängiges Lösungsportfolio für die Sozialwirtschaft
Organisationen der Sozialwirtschaft stehen durch Gesetzesänderungen und äußere Einflüsse ständig vor neuen Aufgaben und wachsenden Herausforderungen. Mit unseren vollintegrierten und webbasierten Anwendungen unterstützen wir Sie erfolgreich in Ihrem Arbeitsalltag. Ihre Prozessabläufe werden transparenter, kostengünstiger und digitaler. Mehr als 1500 Kunden in Pflegeeinrichtungen, national und internationalen Hilfsorganisationen sowie Einrichtungen und Träger der Sozialwirtschaft setzen bereits auf unsere Lösungen.
Komplexeinrichtungen und –träger müssen mehrere Einrichtungen, Servicebereiche und Hilfeangebote verwalten und haben auf Grund ihrer komplexen Organisationsstruktur hohe Anforderungen an die Organisation und die Steuerung des Unternehmens. Umfangreiche Verwaltungstätigkeiten, unterschiedliche Abrechnungsarten und Dokumentationsstrukturen verursachen einen hohen Verwaltungsaufwand. IT-Systeme müssen deshalb darauf ausgerichtet sein, die betriebswirtschaftlichen und fachlichen Prozesse der Organisation umfassend zu unterstützen.
Die Lösungen der Wilken Sozialwirtschaft unterstützen alle Ablaufprozesse eines Komplexträgers, wie den Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Standorten und Bereichen, verschiedene Abrechnungsarten und unterschiedliche Versorgungsformen von Klienten oder Vergleichskennzahlen auf Ebene eines Trägers bzw. innerhalb einer Organisation zu erstellen. Die Wilken Lösungen bieten einen Standard, mit dem alle Mitarbeiter Ihrer Einrichtungen arbeiten und Informationen untereinander austauschen können und der sämtliche Daten an zentraler Stelle zur Verfügung stellt, ergänzt durch flexible, individuell konfigurierbare Workflows, die sich an die jeweiligen Kundenanforderungen anpassen lassen. Das schont Ressourcen und die Mitarbeiter gewinnen Sicherheit, komplexe Arbeitsabläufe korrekt durchzuführen und haben mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit, die Pflege und Betreuung von hilfebedürftigen Menschen.
Soziale Einrichtungen
Mitarbeiter in der Sozialwirtschaft kennen das Gefühl, kaum noch Zeit für Ihre Hauptaufgaben zu haben, die Pflege und Betreuung hilfebedürftiger Menschen. Zu hoher Dokumentationsaufwand ist einer der meist genannten Gründe hierfür. Arbeitsüberlastung und Zeitdruck sind häufig aber auch durch Mängel in der Ablauforganisation bei der Pflegeplanung, den Verwaltungsabläufen oder durch eine unklare, ressourcenfressende Organisation der Pflegedokumentation begründet.
Unser Lösungsportfolio für die Sozialwirtschaft unterstützt alle Organisationsprozesse von Einrichtungen und Trägern der Stationären Altenhilfe, Jugendhilfe und weiteren Hilfearten. Angefangen bei den betriebswirtschaftlichen Aufgaben, der effizienten Planung und Durchführung aller Administrations- und Verwaltungsaufgaben, pflegerischen Leistungen, abrechungsbezogenen Aufgaben und der Planung eines bedarfsgerechten Personaleinsatzes.
Unsere Lösungen können als integrierte Komplettlösung oder Modulweise eingesetzt werden. Dank der offenen Schnittstellenpolitik der Lösungen ist die Anbindung von vor- und nachgelagerten Fremdsystemen problemlos möglich, so dass Doppeleingaben und Fehler vermieden werden. Die Wilken-Anwendungen können beim Kunden vor Ort oder in unserem Rechenzentrum gehostet werden.
Hilfsorganisationen
Vertrauen ist das wichtigste Gut von Hilfsorganisationen und Organisationen der Sozialwirtschaft und eine Grundvoraussetzung dafür ist Transparenz. Besonders öffentliche Geldgeber und Förderer haben zunehmend ein Bedürfnis nach mehr Informationen. Sie sind einer der Treiber für mehr Transparenz, da sie wissen möchten, was mit ihren Geldern und Spenden geschieht.
Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, unsere Kunden bei diesem Thema zu unterstützen. Wir machen Hilfe sichtbar.
Unsere Lösungen unterstützen die Arbeitsabläufe von national und international tätigen Hilfsorganisationen umfassend, ob in Deutschland oder an weltweiten Standorten. Ob Projekte und eingesetzte (Dritt-)Mittel transparent und effizient geplant, budgetiert, abgerechnet und dokumentiert, Risiken für Projekte und Organisationen eingeschätzt und nachgehalten werden müssen. Ob Dokumente, Belege und Projektdokumentationen digital und weltweit anzeigbar gemacht oder Geldgeber und sonstige Förderer, Mitarbeiter und Interessenten per Newsletter und persönlichen Anschreiben informiert werden sollen. Wilken Sozialwirtschaft bieten neben den Kernmodulen nationales und internationales Rechnungswesen und Controlling für alle diese Prozesse unterstützende, praxisbewährte Lösungen an, die sich dem Arbeitsalltag in der Zentrale, sowie den Außenstellen und Länderbüros anpassen und durch hohe Flexibilität, mobile Leistungsfähigkeit und Robustheit auszeichnen.
Stiftungen
Spenden- und Fördermittelgenerierung sowie regelmäßige Informationen zum Status laufender Projekte gehören in Zeiten knapper werdenden Mitteln zum Alltag einer Stiftung. Auch verstehen sich immer mehr Stiftungen und Organisationen als Geldgeber für Projekte oder nehmen die Dienste externer Projektpartner in Anspruch. Transparenz von Stiftungen und Stiftungszwecke geraten dabei aber auch immer mehr in den Fokus der Öffentlichkeit und der Finanzbehörden. In diesem Zusammenhang werden betriebswirtschaftliche Nachweise und Dokumentationen und eine transparente Berichterstattung über die Verwendung der zur Verfügung gestellten Mittel immer wichtiger - Denn Transparenz schafft Vertrauen und ist mehr als das Reporting in Form von Berichten und Bildern.
Wir bieten praxisbewährte Softwarelösungen für die betriebswirtschaftlichen Prozesse in Stiftungen und für die Budgetierung, Planung, Abrechnung und Controlling von Projekten einem System, für Marketing, Spendenakquise, Interessenten- und Fördererinformation sowie Workflow und ECM-Lösungen. Abgerundet durch integrierte Zusatzmodule bieten wir ein komplettes Software-Branchenpaket an. Ziel ist es Transparenz zu schaffen und Stiftungen und sonstigen Geldgebern eine hohe Investitions- bzw. Spendensicherheit zu gewährleisten und Projektdurchführenden ein effizientes Projektmanagement zu ermöglichen. Ebenso wird ein einheitliches Reporting für alle Bereiche, sichere Audits, sowie eine deutliche Aufwandsreduktion im Projektmanagement und dem Rechnungswesen erzielt.
Forschung & Entwicklung
Egal ob ein Flughafen gebaut wird oder ein Unternehmen ein neues Produkt entwickelt oder eine bestimmte Strategie umsetzt: Fast alle Vorhaben in Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Forschung und Politik werden heute in Form von Projekten verwirklicht. Ein primärer Erfolgsgarant in Projekten ist ein umfassendes und kompetentes Projektmanagement. Dies ist besonders bei internationalen Projekten mit zahlreichen Partnerunternehmen/-organisationen wichtig, aber auch bei Forschungseinrichtungen mit mehreren parallel laufenden Projekten.
Die Wilken Sozialwirtschaft bietet praxisbewährte Lösungen für das Projekt- und Finanzmanagement an, welches als Nebenbuchhaltung Projekte nicht nur durch die Finanzbrille, wie es marktübliche ERP-Systeme tun, ansieht. Integriert in die Rechnungswesen- und Controllingmodule werden Doppeleingaben vermieden und Ressourcen gespart. Abgerundet durch die Zusatzprodukte Digitale Projektakte, ECM, Workflowsystem und Risikomanagement bieten wir ein komplettes Software-Branchenpaket für Forschungs- und Entwicklungseinrichtungen an, welches deren interne Prozesse umfassend unterstützt und womit sich Projekte detailliert planen, steuern und abrechnen lassen.
Die Lösungen der Wilken Sozialwirtschaft sind modular oder integriert einsetzbar und flexibel an unterschiedliche Unternehmensgrößen und –strukturen anpassbar.
Wilken Rechnungswesen & Controlling
Wilken Rechnungswesen für die Sozialwirtschaft ist eine vollständig integrierte, mandanten- und netzwerkfähige Lösung für die Abbildung der betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse. Das Modul ist auf die Belange von Organisationen, Einrichtungen und Träger der Sozialwirtschaft, national und international tätigen Hilfsorganisationen, Stiftungen und anderen NPOs ausgelegt und passt sich auch im laufenden Betrieb an unterschiedliche und wechselnde Organisationen an. Das hält Ihr Unternehmen flexibel und zukunftsorientiert.
Das Wilken Rechnungswesen umfasst die Basismodule Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und Controlling sowie ein flexibles Reporting und Berichtswesen
und wird u.a. ergänzt durch die Module WEB-Kassenbuch, Spendenbuchhaltung, Mahn- und Zahlwesen, Auslandszahlungsverkehr, Elektronische Kontoauszugsverarbeitung, Sonderpostenmanagement, SEPA-Mandatsverwaltung und E-Bilanz.
Eine klare Benutzerführung und übersichtliche Oberflächen und Anpassbarkeit auf Userbelange und interne Prozesse erleichtern die Arbeit von Anfang an. Zahlreiche Auswertungen und Onlineanzeigen gehören zum Standard. Hochflexible offene Schnittstellen ermöglichen die Integration von vor- und nachgelagerten Systemen. Weitere kundenspezifische Anforderungen sind jederzeit anpassbar.
Wir passen als Hersteller und Einführungspartner die erforderlichen Module der Wilken-Produktfamilie Ihren Prozessen, Anforderungen und Bedürfnissen an, damit Sie über ein Planungs-, Informations- und Steuerungsinstrument für alle betriebswirtschaftlichen Prozesse verfügen, das höchsten Ansprüchen genügt.
Wilken Webkassenbuch
Kassenbücher (Kasseneinnahmen und –ausgaben) in Excel-Tabellen oder sogar in Papierformat stellen einen hohen Zeitaufwand dar, sind kostspielig und fehleranfällig. Mit dem Wilken Webkassenbuch ermöglichen wir Ihnen die elektronische Kassenbuchführung, ohne ein umfassendes benötigtes ERP-System vor Ort und ohne, dass Sie eine Zusatzinstallation durchführen müssen. Ihre Kassenbuchführung wird automatisch in das Finanzmanagement Ihres ERP-Systems überführt.
Faktura
Das Modul Wilken Faktura unterstützt Sie effizient und zuverlässig bei Ihren täglichen Arbeiten rund um den Verkauf, denn Sie haben die Möglichkeit, auf schnelle unkomplizierte Art und Weise Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften für Artikel und Dienstleistungen zu erstellen. Aufträge und Rechnungen können ohne zusätzlichen Aufwand generiert werden. Durch die Vollintegration in die Finanzbuchhaltung und das Controlling stehen Ihnen sofort alle Daten, ohne Mehrfacherfassungen, zur Verfügung. Zeitaufwändige Abstimmung zwischen Faktura und Finanzbuchhaltung entfällt.
Wilken Eingangsrechnungsmanagement
Aufwändige Rechnungsprüfung und eine lange Bearbeitungsdauer bis zur sachlichen Freigabe gehören zum Alltag in Organisationen der Sozialwirtschaft und Entwicklungshilfe. Nutzen Sie unser Eingangsrechnungsmanagement, um Zeit für das Wesentliche zu haben. Durch die Optimierung Ihres Rechnungsworkflows erhöhen Sie Ihre Prozessqualität und schaffen Transparenz in der Finanzbuchhaltung.
Nach dem Scanvorgang werden alle relevanten Belegdaten extrahiert und auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Es erfolgt ein automatisierter Stammdatenabgleich zwischen dem DMS-Workflow-System und dem Wilken Rechnungswesen oder angebundenen Fremdsystemen. Mit dem speziell für die Anforderungen der Sozialwirtschaft ausgelegten Wilken Eingangsrechnungsmanagement hat der Anwender jederzeit einen tagaktuellen Überblick über die zentral oder dezentral ins Unternehmen eingegangenen Rechnungen und deren aktuellen Status im Freigabeprozess. Zudem kann bei einer Nachfrage oder Einzelkontrolle direkt auf die im DMS-System abgelegte Originalrechnung zugegriffen werden.
Spendenbuchhaltung
Zur Organisation und Verwaltung von Spenden bietet Wilken eine aufwandsoptimierte Lösung, die Sie bei der Verarbeitung und Erfassung Ihrer eingehenden Spenden unterstützt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich nun um Geldspenden oder Sachspenden handelt oder ob Sie nun Spendensammler betreuen möchten oder Dauerspender verwalten. Mit der Wilken Spendenbuchhaltung können Sie Spenden verbuchen, rechtskonforme Bescheinigungen ausstellen und den Spendenwert automatisiert an die Finanzbuchhaltung übermitteln. Durch individuell definierbare Spendenarten, Sammelaktionen und Patenschaften kann diese Lösung direkt auf Ihre Anforderungen ausgerichtet werden. Auch Auswertungen z. B. nach Spender, Spendenart und Spendeneingang runden das Portfolio der Wilken Spendenverwaltung ab. Sie können sich somit jederzeit einen Überblick über Ihre Spender und das Spendenaufkommen verschaffen.
Kooperation
Gemeinsames Lösungsportfolio
MediFox und Wilken
Um unsere Kunden auf ihrem Weg in einen digitalen Pflegealltag noch besser zu unterstützen, arbeiten wir mit Medifox zukünftig eng zusammen. Die Integration von Datenflüssen, etwa zwischen Leistungsabrechnung, Finanzbuchhaltung und Controlling sind dabei eine optimale Ergänzung. Durch das Vereinen gemeinsamer Stärken zählen wir somit zu den führenden Anbietern von integrierten Komplettlösungen in der Pflege. Denn ohne ein ERP-System funktioniert keine Abrechnung und umgekehrt. Dadurch bietet wir unseren Kunden einen echten Mehrwert.
Wie können sozialwirtschaftliche Einrichtungen sichtbarer und informativer werden? Mithilfe unserer webbasierten E-Marketing Suite mit integrierter Newsletter-Engine versenden Sie die richtigen Mail zum richtigen Zeitpunkt und das komplett automatisiert.
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