Ein elektronisches Archiv ist eine kostengünstige und rasch einzuführende Lösung für die sichere Verwahrung von großen Mengen wichtiger geschäftlicher Dokumente. Die Wilken ECM Suite gewährleistet ein sicheres Archivmanagement von elektronischen Dokumentenarchiven (Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Datenschutz, selektive Recherche, Migrationsfähigkeit, schnelle Verarbeitung großer Datenvolumen). Ergänzt werden die internen Funktionen durch sog. „Compliance Storage“ Systeme, die eine erhöhte Datenintegrität garantieren, so z. B. die Unveränderbarkeit der Dateninhalte, das Verhindern unbeabsichtigten Löschens und die Verteilung von Daten auf mehrere Datenträger. Die Wilken ECM Suite unterstützt alle marktüblichen Compliance Storage Systeme. Wilken bietet mit der Wilken ECM Suite in Verbindung mit dem eigenen Rechenzentrum oder vor Ort bei Kunden installierten Systemen sichere Dokumentenarchivierung.
Die Archivierung von elektronischen Dokumenten bietet eine Reihe von spezifischen Vorteilen und Merkmalen, die mit Möglichkeiten von MS SharePoint kombiniert werden können:
- Sicherstellung einer Speicherung nach Prinzipien und Merkmalen der langfristigen elektronischen Archivierung
- Aufzeichnung von Versionen, Modifikationen (z. B: Berechtigung geändert, Metadatenfeld geändert usw.) und wahlweise Zugriffen
- Geregelte, langfristig ausgelegte und gleichzeitig flexibel auch für sehr große Datenmengen änderbare Berechtigungsstruktur
- Möglichkeit, Zugriffsberechtigungen aus operativen Systemen zum Zeitpunkt des Datenzugriffs in sehr kurzer Zeit vorzunehmen
- Steuerung und Überwachung von sog. Compliance Storage Systemen und Kombination der Fähigkeiten derartiger Systeme mit eigenen Funktionen zur Erhöhung der Verfahrenssicherheit
- Möglichkeit der logischen Einbindung von Archivdatenbeständen in die aktive SharePoint Umgebung nach verschiedenen technischen Verfahren
- Gute Kombination mit den in SharePoint vorhandenen Records Management Funktionen – je nach Anforderungen in Teilbereichen, bzw. Abteilungen usw.